Archiviazione / catalogazione dei documenti in comodi raccoglitori e cartelline
Sistema di ricerca dei documenti veloce ed affidabile
I documenti possono essere semplicemente visualizzati o ristampati, inviati per email ecc.
Archiviazione Documenti cartacei ed elettronici
DocOttica.NET consente di archiviare qualsiasi documento cartaceo, composto da una pagina o più pagine e di catalogare documenti presenti sul computer, all’interno della rete aziendale o direttamente dall'email (es. Progetti, email, pdf, word, excel).
Esempio di visualizzazione dei raccoglitori. Colori, temi e dimensioni sono completamente personalizzabili.
Esempio di visualizzazione ulteriore suddivisione in cartelline.
Ogni raccoglitore / cartellina può contenere documenti, altre cartelle ecc
Esempio di inserimento di un nuovo raccoglitore...
Catalogazione in raccoglitori e cartelline
Il programma consente di organizzare i documenti per raccoglitori, es: Fatture Emesse, Fatture Acquisto, Contratti Software. Ogni raccoglitore può essere suddiviso in sottocartelle; a sua volta una cartella può contenere altre sottocartelle.
Esempio di ricerca rapida
La ricerca avanzata consente di filtrare i documenti per ogni singolo campo disponibile...
Ricerca istantanea dei documenti
Ricerca facilitata grazie al nuovo engine basato su SQL dinamico. Inserendo le parole chiavi del documento si visualizza in tempo reale la lista risultati corrispondenti. Possibili ricerche parziali. I documenti trovati possono essere visualizzati, stampati, inviati per email, esportati con un click.
Esempio di visualizzazione di un documento standard
Esempio di visualizzazione di un album fotografico
Esempio di visualizzazione di documenti vari, ad esempio PDF
Wizard per la selezione delle pagine da stampare, esportare, inviare per email ecc.
Impostazione per la ristampa dei documenti...
Esempi di layout di stampa utilizzando le opzioni pagina singola, 2 per pagina o 4 per pagina
Wizard per l'esportazione e la conversione dei documenti
Client interno per l'invio dei documenti per email
Visualizza, fotocopia, invio email, esportazione.
Visualizzare un documento è molto semplice con un solo click. Tante funzioni permettono di semplificare molte operazioni complesse es: fotocopia, esportazione verso l’esterno, invio email.
Scenario di autorizzazioni avanzate.
Configurazione di rete avanzata.
Il software DocOttica.NET è pronto per l’utilizzo in rete. Acquisizione, ricerca e visualizzazione possono avvenire, contemporaneamente, su tutti i computer della rete. Ad es: nelle postazioni delle segretarie avviene l’acquisizione e la gestione dei documenti, mentre nel reparto amministrazione avviene la ricerca, la consultazione, la stampa ecc. dei documenti.
L'accesso al programma è protetto da user name e password.
Per ogni utente è possibile stabilire le operazioni che può eseguire, i raccoglitori a cui ha accesso ecc.
Ogni operazione eseguita viene loggata. Esiste un registro per analizzare le operazioni dettagliatamente per utente, pc ecc.
DocOttica.NET protegge l’accesso al programma e ai dati con l’uso di User ID e password evitando l’intrusione alle informazioni alle persone non autorizzate. Si possono implementare modelli di protezione articolati a livello di organizzazioni e utenti. E’ presente un sistema avanzato di Log che analizza tutte le operazioni effettuate in DocOttica.NET.
Le informazioni di codifica possono essere personalizzate per ogni tipologia di documenti
Per ogni tipologia è possibile specificare i campi desiderati e il loro relativo formato.
Chiavi definibili per documento
Le parole chiavi per identificare i documenti possono essere personalizzate attraverso semplici strumenti. Ad esempio è possibile indicare che per la registrazione di una fattura è sufficiente specificare la data, il numero, il fornitore, l’importo e la descrizione mentre per un fax solo il mittente e il contenuto.
Sistema interno per la gestione dei backup
Certificazione degli scanner per sfruttare tutte le caratteristiche disponibili
Procedura per la personalizzazione delle opzioni per adattare il programma al proprio gusto
Sistema per l'aggiornamento automatico del programma
Sistema di ticket per inviare segnalazioni, richieste o comunicazioni direttamente al team di sviluppo
Procedura per utilizzare l'assistenza telematica e telefonica
Tante altre funzioni.